1. Wann ist ein Verwalterwechsel sinnvoll?
Die häufigsten Gründe, aus denen Eigentümergemeinschaften über einen Wechsel nachdenken, wiederholen sich seit Jahren: Die Jahresabrechnung kommt verspätet oder ist nicht nachvollziehbar, Anrufe und E-Mails bleiben unbeantwortet, beschlossene Maßnahmen werden nicht umgesetzt, oder die Entwicklung der Erhaltungsrücklage ist unklar. Wer mehrere dieser Punkte über längere Zeit beobachtet, hat in der Regel kein Kommunikationsproblem, sondern ein Verwaltungsproblem.
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt sofort einen Wechsel. Ein einzelner Fehler oder eine verzögerte Rückmeldung in der Urlaubszeit lässt sich meist im Gespräch klären, am besten über den Verwaltungsbeirat. Wiederholen sich die Probleme aber trotz Ansprache, spricht wenig für weiteres Abwarten: Jedes zusätzliche Jahr mit einer schwachen Verwaltung kostet die Gemeinschaft Geld, etwa durch versäumte Fristen, fehlende Wartung oder ungeprüfte Rechnungen.
Die wichtigste Nachricht vorweg: Ihre Gemeinschaft ist an keine Verwaltung gebunden, die ihre Arbeit nicht macht. Das Wohnungseigentumsgesetz macht den Wechsel seit der Reform von 2020 so einfach wie nie. Wie genau, zeigen die folgenden Kapitel.
2. Die Rechtslage: Was das WEG zum Verwalterwechsel sagt
Der Wechsel der WEG-Verwaltung besteht rechtlich aus zwei getrennten Vorgängen: der Abberufung des bisherigen Verwalters aus seinem Amt und der Bestellung eines neuen Verwalters. Beides geschieht per Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. Daneben steht der zivilrechtliche Verwaltervertrag, der eigene Regeln hat. Die wichtigsten Regeln auf einen Blick:
| Vorgang | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Abberufung des Verwalters | Jederzeit möglich, ohne Grund, einfache Mehrheit | § 26 Abs. 3 WEG |
| Ende des Verwaltervertrags | Spätestens sechs Monate nach der Abberufung | § 26 Abs. 3 WEG |
| Bestellung der neuen Verwaltung | Höchstens fünf Jahre, bei Erstbestellung drei Jahre | § 26 Abs. 1 WEG |
| Einladung zur Versammlung | Frist von mindestens drei Wochen | § 24 Abs. 4 WEG |
| Zertifizierter Verwalter | Jeder Eigentümer kann die Bestellung verlangen | § 26a WEG |
Die drei Bausteine im Einzelnen:
2.1 Abberufung: jederzeit und ohne Begründung möglich
Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 gilt § 26 Absatz 3 WEG in neuer Fassung: Die Eigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist nicht mehr erforderlich. Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Der Verwaltervertrag endet dann automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eigentlich länger laufen würde. Bis dahin kann die Verwaltung zwar noch ihre Vergütung verlangen, das Amt und damit die Handlungsbefugnis für die Gemeinschaft ist mit der Abberufung aber beendet. Klauseln im Verwaltervertrag, die die Abberufung erschweren, sind unwirksam.
2.2 Bestellung der neuen Verwaltung
Auch die neue Verwaltung wird mit einfacher Mehrheit bestellt. Die Bestellung ist nach § 26 Absatz 1 WEG auf höchstens fünf Jahre befristet, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre. Eine Wiederbestellung ist frühestens ein Jahr vor Ablauf möglich.
Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört nach ständiger Rechtsprechung, dass vor der Bestellung mehrere Vergleichsangebote eingeholt werden, üblich sind mindestens drei. Wird ohne Alternativangebote bestellt, ist der Beschluss anfechtbar. Was eine Verwaltung kosten darf und welche Leistungen enthalten sein sollten, haben wir im Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung? zusammengestellt.
2.3 Der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter
Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder einzelne Wohnungseigentümer nach § 26a WEG verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird, also eine Person, die ihre rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse in einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer nachgewiesen hat. Ausgenommen sind nur Kleinanlagen mit weniger als neun Einheiten, wenn ein Miteigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Zertifizierung verlangt. Bei der Auswahl einer neuen Verwaltung ist die Zertifizierung damit ein hartes Kriterium, kein Bonuspunkt.
3. Der Ablauf: In vier Schritten zur neuen Verwaltung
In der Praxis dauert ein geordneter Verwalterwechsel von der ersten Recherche bis zur vollständigen Übergabe meist zwei bis vier Monate. Die folgenden Schritte bauen aufeinander auf und lassen sich gut parallel zur laufenden Verwaltung vorbereiten, ohne dass die alte Verwaltung davon gebremst wird.
3.1 Schritt 1: Angebote einholen und vergleichen
Meist übernimmt der Verwaltungsbeirat oder ein engagierter Eigentümer die Recherche. Vergleichen Sie nicht nur den Preis pro Einheit, sondern vor allem den Leistungskatalog: Was ist Grundleistung, was kostet extra? Wie schnell wird auf Anfragen reagiert, gibt es ein Eigentümerportal, wer vertritt den Ansprechpartner im Urlaub? Ein seriöser Anbieter nimmt sich Zeit für eine Objektbesichtigung, bevor er ein Angebot abgibt. Welche Aufgaben eine Verwaltung überhaupt schuldet, zeigt unser Überblick über die Aufgaben einer Hausverwaltung.
3.2 Schritt 2: Tagesordnungspunkt und Beschluss
Der Wechsel wird in der Eigentümerversammlung beschlossen. Der Punkt muss mit der Einladung angekündigt werden, die Einladungsfrist beträgt nach § 24 Absatz 4 WEG mindestens drei Wochen. Verweigert die amtierende Verwaltung die Aufnahme in die Tagesordnung, kann mehr als ein Drittel der Eigentümer die Einberufung verlangen; notfalls beruft der Beiratsvorsitzende ein.
In der Versammlung werden idealerweise drei Beschlüsse in einem Zug gefasst: die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Bestellung der neuen Verwaltung und der Abschluss des neuen Verwaltervertrags, verbunden mit der Ermächtigung einer Person (meist des Beiratsvorsitzenden), den Vertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen. So entsteht keine verwalterlose Lücke.
3.3 Schritt 3: Übergabe von Unterlagen und Konten
Mit dem Ende des Amtes muss die alte Verwaltung alle Verwaltungsunterlagen herausgeben: die Beschluss-Sammlung nach § 24 Absatz 7 WEG, Abrechnungen und Wirtschaftspläne, Verträge mit Versorgern und Handwerkern, Versicherungsunterlagen, technische Dokumentation und die vollständigen Kontounterlagen. Diese Unterlagen gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Die Konten selbst laufen auf den Namen der Gemeinschaft; hier wechseln nur die Verfügungsberechtigten.
3.4 Schritt 4: Einarbeitung der neuen Verwaltung
Die neue Verwaltung prüft die übernommenen Unterlagen auf Vollständigkeit, gleicht Kontostände und Rücklagen ab, informiert Versorger, Versicherer und Dienstleister über den Wechsel und legt das Objekt in ihren Systemen an. Bei uns gehört dazu auch die Einrichtung des digitalen Eigentümerportals, über das Beschlüsse, Abrechnungen und Dokumente jederzeit einsehbar sind. Diese Einarbeitung ist bei CASTELLAN kostenlos; ab dem Stichtag laufen Erreichbarkeit, Buchhaltung und die Vorbereitung der nächsten Versammlung über uns.
4. Sonderfall Mietverwaltung: Wechsel ohne Versammlung
Deutlich einfacher ist der Wechsel bei der Miet- oder Sondereigentumsverwaltung, denn hier gibt es keine Eigentümerversammlung und keinen Beschluss. Grundlage ist ein normaler Geschäftsbesorgungs- oder Dienstvertrag zwischen Ihnen als Eigentümer und der Verwaltung. Sie kündigen schlicht zur vertraglich vereinbarten Frist, häufig drei Monate zum Quartals- oder Jahresende; fehlt eine Regelung, gelten die gesetzlichen Fristen des Dienstvertragsrechts.
Wichtig ist auch hier die geordnete Übergabe: Mietverträge und Übergabeprotokolle, Kautionskonten, offene Posten aus der Betriebskostenabrechnung und die Kommunikationshistorie mit den Mietern sollten vollständig an die neue Verwaltung gehen. Die Mieter werden über den Wechsel und die neue Bankverbindung schriftlich informiert; an den Mietverträgen selbst ändert sich nichts.
5. Typische Streitpunkte, und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Wechsel laufen unspektakulär. Wo es hakt, sind es fast immer dieselben drei Punkte. Erstens die schleppende Übergabe: Setzen Sie der alten Verwaltung eine klare Frist und lassen Sie die neue Verwaltung die Unterlagen mit einer Checkliste abgleichen. Zweitens die letzte Jahresabrechnung: Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs schuldet die Abrechnung grundsätzlich die Verwaltung, die zum Erstellungszeitpunkt im Amt ist, also die neue. Kalkulieren Sie dafür Zeit ein und sichern Sie sich die vollständigen Buchungsunterlagen des alten Jahres. Wie Sie die Abrechnung anschließend prüfen, erklärt unser Beitrag zur WEG-Jahresabrechnung.
Drittens die Vergütung im Übergangszeitraum: Endet der Vertrag erst nach der Abberufung, kann die alte Verwaltung bis zum Vertragsende ihre Vergütung verlangen, obwohl sie nicht mehr im Amt ist. Das lässt sich begrenzen, indem Abberufung und Vertragsende im Beschluss auf denselben Stichtag gelegt werden, sofern der Vertrag das zulässt, oder indem eine Aufhebungsvereinbarung geschlossen wird.
6. Fazit
Der Wechsel der Hausverwaltung ist seit der WEG-Reform ein normaler, planbarer Vorgang: Abberufung jederzeit mit einfacher Mehrheit, Vertragsende spätestens sechs Monate später, Neubestellung idealerweise in derselben Versammlung. Entscheidend für einen reibungslosen Übergang sind drei Dinge: mehrere Vergleichsangebote vor dem Beschluss, klare Stichtage im Beschlusstext und eine vollständige, fristgebundene Übergabe der Unterlagen. Für Vermieter außerhalb der WEG ist der Wechsel noch einfacher und nur eine Frage der Kündigungsfrist. Wer die Schritte in dieser Reihenfolge geht, hat in wenigen Monaten eine Verwaltung, die liefert, ohne Lücke und ohne Rechtsstreit.
Häufige Fragen
Kann man die Hausverwaltung jederzeit wechseln?
Ja. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter nach § 26 Absatz 3 WEG jederzeit ohne wichtigen Grund per Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Welche Mehrheit braucht der Beschluss zum Verwalterwechsel?
Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen reicht, sowohl für die Abberufung der alten als auch für die Bestellung der neuen Verwaltung. Qualifizierte Mehrheiten sind nicht erforderlich.
Was kostet ein Verwalterwechsel?
Der Beschluss selbst kostet nichts, und die Herausgabe der Unterlagen ist Pflicht der alten Verwaltung ohne Zusatzgebühr. Kosten können nur entstehen, wenn der alte Vertrag nach der Abberufung noch einige Monate weiterläuft und vergütet werden muss.
Wie lange dauert der Wechsel der Hausverwaltung?
Von der Angebotseinholung bis zur vollständigen Übergabe meist zwei bis vier Monate. Der Beschluss selbst wirkt sofort; die Übergabe der Unterlagen und Konten nimmt je nach Kooperation der alten Verwaltung einige Wochen in Anspruch.
Wer erstellt die Jahresabrechnung nach dem Wechsel?
Grundsätzlich die neue Verwaltung, denn nach der BGH-Rechtsprechung schuldet die Abrechnung, wer zum Erstellungszeitpunkt im Amt ist. Sie braucht dafür die vollständigen Buchungsunterlagen der alten Verwaltung.
Entsteht beim Wechsel eine Lücke in der Verwaltung?
Nicht, wenn Abberufung und Neubestellung in derselben Versammlung mit aufeinander abgestimmten Stichtagen beschlossen werden. Die neue Verwaltung übernimmt dann nahtlos zum vereinbarten Termin.
Quellen
- 1§ 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters (Abberufung jederzeit, Vertragsende spätestens sechs Monate nach Abberufung)
- 2§ 26a WEG: Zertifizierter Verwalter (Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer, Anspruch jedes Wohnungseigentümers)
- 3§ 24 WEG: Einberufung der Eigentümerversammlung, Einladungsfrist und Beschluss-Sammlung
- 4BGH, Urteil vom 16.02.2018, Az. V ZR 89/17: Pflicht zur Erstellung der Jahresabrechnung trifft den amtierenden Verwalter
Enver Vierkötter ist geschäftsführender Gesellschafter von CASTELLAN Immobilien und betreut Objekte in Hamburg und Bremen über alle Prozesse hinweg, vom Erstgespräch bis zur Jahresabrechnung.
