1. Wie wird die Verwaltervergütung berechnet?
Für Hausverwaltungen gibt es keine gesetzliche Gebührenordnung: Die Vergütung wird frei zwischen Verwaltung und Auftraggeber vereinbart, bei der WEG im Verwaltervertrag, den die Eigentümerversammlung beschließt, bei der Mietverwaltung im Vertrag mit dem Eigentümer. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer von derzeit 19 Prozent.
Durchgesetzt haben sich drei Modelle: die Pauschale pro Einheit und Monat (Standard bei WEG- und Sondereigentumsverwaltung), der prozentuale Anteil an der Nettokaltmiete (verbreitet bei der Mietverwaltung) und seltener eine objektbezogene Monatspauschale. Entscheidend ist nie die Zahl allein, sondern das Verhältnis von Preis und Leistungsverzeichnis: Ein niedriges Grundhonorar mit langer Sondervergütungsliste ist am Jahresende oft teurer als ein ehrlich kalkuliertes.
2. Übliche Preise im Überblick
Die folgenden Spannen bilden den Markt in deutschen Großstädten ab, auch in Hamburg und Bremen. Nach oben und unten gibt es Ausreißer; deutlich darunter liegende Angebote sollten Sie eher misstrauisch machen als freuen.
| Verwaltungsart | Üblicher Preis | Verbreitetes Modell |
|---|---|---|
| WEG-Verwaltung | 20 bis 35 Euro je Einheit und Monat | Pauschale pro Einheit |
| Kleine WEG (unter ca. 10 Einheiten) | höherer Preis je Einheit, üblich ist eine monatliche Mindestpauschale | Mindestpauschale |
| Mietverwaltung | 20 bis 35 Euro je Wohnung oder 4 bis 7 % der Nettokaltmiete | Pauschale oder Prozentmodell |
| Sondereigentumsverwaltung (SEV) | 15 bis 30 Euro je Einheit und Monat | Pauschale, oft im Kombipreis mit der WEG |
| Stellplätze / Tiefgarage | 3 bis 7 Euro je Stellplatz und Monat | Zuschlag zur Pauschale |
2.1 WEG-Verwaltung
Für die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft sind 20 bis 35 Euro pro Einheit und Monat üblich. Kleine Gemeinschaften zahlen pro Einheit mehr, denn Versammlung, Abrechnung und Buchhaltung fallen unabhängig von der Größe an. Verwaltungen arbeiten deshalb bei kleinen Gemeinschaften mit einer monatlichen Mindestpauschale, deren Höhe sich nach Objekt und Leistungsumfang richtet. Große, gepflegte Anlagen erreichen durch diese Fixkostendegression die günstigen Einheitspreise. Tiefgaragen- und Stellplätze werden meist mit 3 bis 7 Euro gesondert berechnet.
2.2 Mietverwaltung
Bei der Verwaltung vermieteter Objekte sind zwei Modelle verbreitet: 20 bis 35 Euro pro Wohnung und Monat oder 4 bis 7 Prozent der monatlichen Nettokaltmiete. Das Prozentmodell koppelt die Vergütung an die Mietentwicklung, die Pauschale macht die Kosten planbarer. Für einzelne Eigentumswohnungen ist die Pauschale meist die fairere Wahl, für größere Zinshäuser kann das Prozentmodell passen, wenn der Satz zur Miethöhe passt.
2.3 Sondereigentumsverwaltung
Die Sondereigentumsverwaltung, also die Betreuung Ihrer vermieteten Eigentumswohnung innerhalb einer WEG, kostet üblicherweise 15 bis 30 Euro pro Einheit und Monat. Sie kommt zur WEG-Verwaltung hinzu, denn beide haben verschiedene Auftraggeber und Aufgaben: Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum, die Sondereigentumsverwaltung um Ihr Mietverhältnis. Liegen beide in einer Hand, entfallen Reibungsverluste, und viele Verwaltungen gewähren Kombipreise.
3. Was im Grundhonorar enthalten sein muss
Das Grundhonorar deckt die laufende, ordnungsmäßige Verwaltung ab. Dazu gehören bei der WEG mindestens: die Buchhaltung samt Zahlungsverkehr über Konten, die auf den Namen der Gemeinschaft laufen, die Jahresabrechnung und der Wirtschaftsplan, eine ordentliche Eigentümerversammlung pro Jahr samt Protokoll und Beschluss-Sammlung, die Umsetzung gefasster Beschlüsse, die Korrespondenz mit Eigentümern, Versorgern und Behörden sowie eine regelmäßige Objektbegehung.
Bei der Mietverwaltung umfasst die Grundleistung typischerweise Mieteingangs- und Mahnwesen, die Betriebskostenabrechnung, die Kommunikation mit den Mietern und die Beauftragung kleinerer Reparaturen. Was eine Verwaltung im Einzelnen schuldet, haben wir im Beitrag über die Aufgaben einer Hausverwaltung ausführlich aufgeschlüsselt.
4. Sondervergütungen: die Preisliste hinter dem Preis
Zusätzlich zum Grundhonorar sehen fast alle Verwalterverträge Sondervergütungen für Leistungen außerhalb des Tagesgeschäfts vor. Üblich und legitim sind etwa:
| Sonderleistung | Übliche Vergütung |
|---|---|
| Zusätzliche (außerordentliche) Eigentümerversammlung | 150 bis 500 Euro je Versammlung |
| Begleitung größerer Baumaßnahmen | 3 bis 5 % der Bausumme |
| Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf (§ 12 WEG) | Pauschale, oft 100 bis 300 Euro |
| Mahn- und Klagewesen gegen säumige Zahler | Je Vorgang oder nach Aufwand |
| Gerichtliche Vertretung der Gemeinschaft | Nach Aufwand oder Stundensatz |
5. Welche Faktoren den Preis bestimmen
Vier Faktoren erklären fast alle Preisunterschiede. Erstens die Objektgröße: Je mehr Einheiten, desto niedriger der Preis pro Einheit. Zweitens Zustand und Alter: Ein sanierungsbedürftiger Altbau mit laufenden Maßnahmen verursacht mehr Vorgänge als ein gepflegter Neubau; das spiegelt sich im Honorar. Drittens der Leistungsumfang: Objektbegehungen im Quartalsrhythmus, ein digitales Portal oder erweiterte Erreichbarkeit kosten mehr als das gesetzliche Minimum. Viertens die Region: In Metropolen liegen die Sätze über dem ländlichen Raum. Ein seriöses Angebot entsteht deshalb nie am Telefon, sondern nach einem Blick auf das Objekt und seine Unterlagen.
6. Umlagefähigkeit und Steuern: Wer trägt die Kosten am Ende?
Für Vermieter wichtig: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden. § 1 Absatz 2 der Betriebskostenverordnung nimmt sie ausdrücklich aus; das gilt für die Mietverwaltung genauso wie für den Verwaltungsanteil im Hausgeld einer vermieteten Eigentumswohnung. Welche Hausgeld-Bestandteile Sie stattdessen umlegen dürfen, zeigt unser Beitrag zum Hausgeld.
Die gute Nachricht folgt beim Finanzamt: Bei vermieteten Objekten sind Verwaltungskosten in voller Höhe als Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung absetzbar (§ 9 EStG), sowohl die Miet- oder Sondereigentumsverwaltung als auch der Verwaltungsanteil des Hausgelds. Bei selbstgenutzten Wohnungen gibt es diesen Abzug nicht.
7. Woran Sie ein faires Angebot erkennen
Ein gutes Angebot nennt drei Dinge schwarz auf weiß: den Grundpreis mit vollständigem Leistungsverzeichnis, eine abschließende Liste der Sondervergütungen mit Beträgen und die Laufzeit samt Kündigungsregeln. Holen Sie für den Vergleich mindestens drei Angebote ein; bei der WEG gehört das ohnehin zur ordnungsmäßigen Vorbereitung des Bestellungsbeschlusses, wie unser Leitfaden zum Verwalterwechsel zeigt.
Und zuletzt: Der Preis sagt nichts über Erreichbarkeit, Fristentreue und Sorgfalt. Fragen Sie nach Reaktionszeiten, digitaler Belegeinsicht und danach, wer Sie konkret betreut. Eine Verwaltung, die hier ausweicht, wird auch später ausweichen.
8. Fazit
Als Faustformel gilt: 20 bis 35 Euro pro Einheit und Monat für die WEG- und Mietverwaltung, 15 bis 30 Euro für die Sondereigentumsverwaltung, kleine Objekte entsprechend mehr. Wichtiger als der Monatspreis ist die Gesamtrechnung aus Grundhonorar und Sondervergütungen, und wichtiger als beides die Frage, welche Leistung Sie dafür verlässlich bekommen. Verwaltungskosten lassen sich nicht auf Mieter umlegen, sind bei Vermietung aber voll als Werbungskosten absetzbar. Wer Angebote als Jahreskosten vergleicht, das Leistungsverzeichnis liest und nach Erreichbarkeit fragt, findet eine Verwaltung, deren Preis sich rechnet, weil sie Fristen hält, Rücklagen sauber führt und teure Versäumnisse vermeidet.
Häufige Fragen
Was kostet eine WEG-Verwaltung pro Einheit?
Üblich sind 20 bis 35 Euro pro Einheit und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. Kleine Gemeinschaften zahlen wegen des Fixaufwands pro Einheit mehr, hier wird üblicherweise mit einer monatlichen Mindestpauschale gearbeitet.
Was kostet eine Mietverwaltung?
Verbreitet sind 20 bis 35 Euro pro Wohnung und Monat oder 4 bis 7 Prozent der Nettokaltmiete. Für einzelne Wohnungen ist die Pauschale meist das fairere Modell, bei größeren Zinshäusern kann der Prozentsatz passen.
Sind Hausverwaltungskosten auf den Mieter umlagefähig?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Absatz 2 Betriebskostenverordnung ausdrücklich keine Betriebskosten, weder die Mietverwaltung noch der Verwaltungsanteil im Hausgeld dürfen umgelegt werden.
Kann ich die Verwaltungskosten von der Steuer absetzen?
Bei vermieteten Objekten ja, in voller Höhe als Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung. Bei selbstgenutzten Wohnungen ist kein Abzug möglich.
Was sind Sondervergütungen?
Honorare für Leistungen außerhalb der laufenden Verwaltung, etwa zusätzliche Versammlungen, die Begleitung von Baumaßnahmen (meist 3 bis 5 Prozent der Bausumme) oder die Verwalterzustimmung beim Verkauf. Sie müssen im Vertrag abschließend geregelt sein.
Ist die günstigste Hausverwaltung die beste Wahl?
Selten. Auffällig niedrige Grundhonorare werden oft über lange Sondervergütungslisten ausgeglichen, und gespart wird zuerst an Erreichbarkeit und Sorgfalt. Vergleichen Sie Jahreskosten und Leistungsverzeichnis, nicht den Monatspreis.
Quellen
- 1§ 26 WEG: Bestellung des Verwalters und Verwaltervertrag (Vergütung als Vereinbarungssache)
- 2§ 1 Absatz 2 Nr. 1 Betriebskostenverordnung: Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten
- 3§ 12 WEG: Veräußerungsbeschränkung und Verwalterzustimmung beim Wohnungsverkauf
- 4§ 9 EStG: Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung
Enver Vierkötter ist geschäftsführender Gesellschafter von CASTELLAN Immobilien und betreut Objekte in Hamburg und Bremen über alle Prozesse hinweg, vom Erstgespräch bis zur Jahresabrechnung.